Privacyverklaring van Stichting Tripodia

Deze privacyverklaring geldt voor alle persoonsgegevens die Stichting Tripodia (hierna: Tripodia) verwerkt van bezoekers van de website en van huurders van onze zalen. Je leest hier welke gegevens dat zijn, waarvoor we ze gebruiken, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Laatst bijgewerkt op 9 oktober 2026.

1. Verantwoordelijke

Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
Stichting Tripodia, Hoornesplein 155, 2221 BE Katwijk, 071-4025224, KvK 70246505.
De beheerders zijn bereikbaar via info@tripodia.nl.

2. Welke gegevens verwerkt Tripodia en waarvoor?

2.1 Een zaal aanvragen via de website

Vraag je via het reserveringsformulier een zaal aan, dan vragen we je voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer, en als je dat wilt de naam van je bedrijf of organisatie. Daarnaast geef je de gewenste zaal en datum op, en eventueel de begin- en eindtijd, het aantal personen en je wensen voor de inrichting. We leggen ook vast dat je akkoord bent gegaan met deze privacyverklaring en op welk moment, en of je het losse vinkje voor nieuws per e-mail hebt aangezet.

We gebruiken deze gegevens om je aanvraag te behandelen: kijken of de zaal vrij is, contact met je opnemen en de huur met je afspreken. De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst, of de stappen die we op jouw verzoek zetten voordat die overeenkomst er is (artikel 6, lid 1, onder b AVG). Zonder deze gegevens kunnen we je aanvraag niet in behandeling nemen. Voor nieuws per e-mail gebruiken we je gegevens alleen als je daar zelf voor kiest (zie artikel 3.1).

2.2 Een zaal huren

Huur je een zaal bij Tripodia, dan verwerken we de gegevens die nodig zijn voor de overeenkomst en de facturatie: voor- en achternaam, adresgegevens en eventueel postadres, telefoonnummer, e-mailadres en bankrekeningnummer. Als dat voor de huur nodig is, vragen we ook om andere gegevens, zoals geboortedatum, geboorteplaats of geslacht.

Je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres gebruiken we voor contact over de reservering en voor een juiste facturatie. Je naam en bankrekeningnummer gebruiken we om betalingen af te wikkelen. De grondslag daarvoor is de uitvoering van de overeenkomst, en voor de administratie ook onze wettelijke bewaarplicht. Tot uiterlijk een jaar na afloop van de overeenkomst kunnen we je naam en telefoonnummer gebruiken om te vragen naar je ervaringen met Tripodia. Dat doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening te verbeteren.

2.3 Een bezoek aan de website

Bij elk bezoek aan de website worden technische gegevens verwerkt, zoals je IP-adres, het type browser en de pagina die je opvraagt. Dat is nodig om de website te tonen en te beveiligen. Op het reserveringsformulier controleert Cloudflare Turnstile of de aanvraag van een mens komt of van een spamprogramma. Turnstile gebruikt daarvoor technische kenmerken van je browser en je IP-adres. Voor allebei is de grondslag ons gerechtvaardigd belang: een website die werkt en een formulier dat niet wordt misbruikt.

3. E-mail en post

3.1 Nieuws per e-mail

Onder het reserveringsformulier staat een los vinkje waarmee je aangeeft dat je af en toe nieuws van Tripodia per e-mail wilt ontvangen. Het staat niet vooraf aan, en je aanvraag wordt precies zo behandeld als je het leeg laat. Zet je het aan, dan komt je e-mailadres op onze verzendlijst bij Mailjet, samen met het moment waarop je toestemming gaf en dat die via het reserveringsformulier kwam. De grondslag is je toestemming (artikel 6, lid 1, onder a AVG).

Afmelden kan altijd, met de link onderaan elk bericht of met een mail naar info@tripodia.nl. Hoe lang we je gegevens bewaren, staat in artikel 5.

3.2 Berichten aan huurders

Tripodia kan huurders per e-mail of per post informeren over activiteiten, diensten en ontwikkelingen van Tripodia. Dat doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang en alleen bij mensen die bij ons een zaal hebben gehuurd. Wil je deze berichten niet meer ontvangen, laat het ons dan weten via info@tripodia.nl. Dan stoppen we ermee.

4. Cookies

Met Google Analytics zien we hoe de website gebruikt wordt, bijvoorbeeld welke pagina's en events veel bekeken worden. Analytische cookies plaatsen we alleen als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft met Accepteren. Kies je Alleen noodzakelijk, dan plaatsen we die cookies niet en telt Google Analytics je bezoek alleen anoniem, zonder cookies. Je keuze onthoudt je browser; wil je hem wijzigen, wis dan de sitegegevens van tripodia.nl in je browser, dan vragen we het opnieuw.

De metingen gaan rechtstreeks naar Google Analytics. We gebruiken Google Analytics niet voor advertenties en delen de gegevens niet met andere Google-diensten. De lettertypen komen van onze eigen server, zodat je browser daarvoor geen verbinding maakt met Google.

5. Bewaartermijnen

Tripodia bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen.

Een reserveringsaanvraag bewaren we zolang dat nodig is om hem af te handelen en om bij een vervolgvraag terug te kunnen kijken. Daarna verwijderen we hem.
Gegevens van huurders bewaren we tijdens de huur en tot maximaal een jaar nadat een klant geen diensten meer afneemt.
Facturen en de gegevens die daarvoor nodig zijn, bewaren we zeven jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat voorschrijft.
Heb je je aangemeld voor nieuws per e-mail, dan staat je e-mailadres op de verzendlijst tot je je afmeldt. Daarna houdt Mailjet alleen je e-mailadres met de afmelding vast, zodat je geen nieuws meer van ons krijgt.

6. Beveiliging en verwerkers

6.1 Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft Tripodia passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. De verbinding met de website is versleuteld, en reserveringsaanvragen zijn alleen in te zien door beheerders met een eigen account.

6.2 Voor de website en de afhandeling van aanvragen werkt Tripodia met deze dienstverleners, die de gegevens alleen in onze opdracht verwerken:

Vercel host de website. De servers die de pagina's en het formulier verwerken, staan in Frankfurt.
Railway host het beheersysteem en de database waarin de reserveringsaanvragen staan, in een datacenter in de Europese Unie.
Cloudflare verzorgt de domeinnaam, de spamcontrole met Turnstile en de opslag van afbeeldingen en bestanden van de website.
Google levert met Google Workspace de mailbox info@tripodia.nl, waar mail aan Tripodia binnenkomt.
Google verwerkt met Google Analytics de bezoekstatistieken van de website, alleen met je toestemming voor de cookies (zie artikel 4).
Mailjet verstuurt de melding van een nieuwe aanvraag naar die mailbox en het nieuws per e-mail, en bewaart de verzendlijst. Mailjet is een Frans bedrijf en slaat de gegevens op in de Europese Unie.

Vercel, Railway, Cloudflare en Google zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Komen gegevens buiten de Europese Unie terecht, dan gebeurt dat met de waarborgen die de AVG eist, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6.3 Tripodia verkoopt geen persoonsgegevens en deelt ze niet met andere partijen, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

7. Je rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Je kunt ook vragen de verwerking te beperken, je gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen, en bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, zoals de berichten aan huurders uit artikel 3.2. Gaf je toestemming voor nieuws per e-mail, dan kun je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@tripodia.nl. We reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat een verzoek van jou komt, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.

8. Vragen en klachten

Heb je een vraag of een klacht over de manier waarop Tripodia met je gegevens omgaat, neem dan contact op via info@tripodia.nl. We zoeken dan samen naar een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Wijzigingen maken we via de website bekend, met de datum bovenaan. We raden je aan de privacyverklaring af en toe opnieuw te bekijken.